Poucos gestores e empreendedores dão a devida importância para a gestão de documentos. Sendo assim, a maioria administra os seus documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista.
Dispor dessa ferramenta administrativa é muito simples e necessita de um investimento baixo. Atualmente, existem diversas soluções de gestão de documentos que, aliadas a serviços de digitalização e de consultoria, conferem um ótimo custo-benefício.
Neste post, vamos entender a importância desse processo e como atingir excelentes resultados. Confira!
O que é gestão de documentos?
É um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado (tanto físico quanto virtual) de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.
Por que isso é tão importante para a empresa?
Todos os dias, as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia e se tornaram recursos de competitividade.
Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis. Adotar medidas equivocadas de gerenciamento de documentos acaba expondo a empresa a altos riscos de perdas, exposição de conteúdos sigilosos e demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência.
Dessa forma, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos.
Por que investir na gestão documental?
Uma má gestão documental pode levar à perda de tempo, tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da empresa, fatores estes que comprometem de maneira significativa os resultados do empreendimento.
Além disso, o constante avanço da tecnologia tem mudado a forma como as organizações administram as suas informações. Ou seja, é preciso estar apto para atender às necessidades do mercado cada vez mais tecnológico.
Sem uma gestão inteligente de sua documentação, a empresa não consegue otimizar as suas operações e os seus processos organizacionais, além de não contar com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.
Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?
A gestão documental tem sido utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência.
Isso porque ela garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos — da sua produção à sua destinação.
Como fazer uma gestão de documentos eficaz?
A maneira mais eficaz de realizar esse procedimento é por meio da gestão eletrônica de documentos (GED). A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar os 3 principais pilares de todo processo: tempo, recursos e produtividade.
Ou seja, a empresa estará investindo na redução de custos e na qualidade dos seus serviços, simplificando a realização de tarefas burocráticas e repetitivas que necessitam ser realizadas com rapidez e exatidão.
Por fim, a gestão de documentos pode auxiliar a gerenciar melhor o seu negócio. Utilizar a tecnologia para otimizar a documentação empresarial é uma maneira inteligente e estratégica de usufruir de todos os benefícios que ela pode oferecer.
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(Fonte: adaptado de flowup.me)
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